不管是什么級(jí)別的商務(wù)會(huì)議，提前做好會(huì)議活動(dòng)策劃時(shí)必不可少的。只有提前策劃好各部分的工作，商務(wù)會(huì)議本身才能有條不紊的進(jìn)行。承德會(huì)議策劃公司有自己的一套執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，今天為您詳細(xì)介紹一下：

1.確定會(huì)議名稱

承德商務(wù)會(huì)議的名稱需要高度概括商務(wù)會(huì)議的主要內(nèi)容，除此之外，還應(yīng)反映會(huì)議活動(dòng)的主題。一般來說，會(huì)議名稱可以取名為xx公司xx會(huì)議，即將會(huì)議主辦方、會(huì)議主題、會(huì)議類型等包括進(jìn)去。會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表述，其不僅在發(fā)放會(huì)議邀請(qǐng)函時(shí)要用到，在會(huì)議當(dāng)天還會(huì)被做成橫幅與標(biāo)語，因此，會(huì)議名稱的確定需要謹(jǐn)慎考慮。

2.確定會(huì)議議題

即會(huì)議要討論什么問題，這是商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。會(huì)議議題一般由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要進(jìn)行指定，或者是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)人員對(duì)其的反饋進(jìn)行綜合考慮后決定的。會(huì)議議題可以分為多個(gè)議題，即一個(gè)主要議題，和其他幾個(gè)小議題，但其必須是相關(guān)聯(lián)的。

3.確定會(huì)議時(shí)間

這包括兩個(gè)部分，其一是會(huì)議舉辦的日期，其二是會(huì)議舉辦的時(shí)長。

會(huì)議日期的確定需要考慮許多因素，包括會(huì)議核心人物的空閑時(shí)間、天氣因素等，發(fā)起投票，選擇大多數(shù)人方便的日子。會(huì)議舉辦的時(shí)長根據(jù)會(huì)議類型的不同有很大的區(qū)別，長則幾十天，短則幾十分鐘即可結(jié)束。確定會(huì)議時(shí)長需要考慮會(huì)議議題數(shù)量、類型、性質(zhì)等，會(huì)議時(shí)長在會(huì)議活動(dòng)策劃時(shí)就應(yīng)安排規(guī)定好，并及時(shí)通知參與會(huì)議的人員，方便其安排時(shí)間。

4.確定會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)的確定要考慮交通、場(chǎng)地內(nèi)部設(shè)施、容納人數(shù)、服務(wù)水平與經(jīng)驗(yàn)、檔次等因素，并結(jié)合會(huì)議規(guī)模的大小以及會(huì)議活動(dòng)策劃的預(yù)算進(jìn)行綜合考慮與調(diào)整。如果是小型會(huì)議，在公司內(nèi)部會(huì)議室即可進(jìn)行；如果會(huì)議比較重要，可以去專業(yè)的場(chǎng)地，其服務(wù)比較有保障，能減少會(huì)議策劃方面的壓力，但租金方面就會(huì)比較貴了。

5、確定會(huì)議流程與相應(yīng)的工作人員

會(huì)議流程包括簽到、發(fā)言等環(huán)節(jié)，以簽到為例，為提升簽到效率，這里可以使用大屏互動(dòng)電子簽到，嘉賓掃碼即可完成簽到，快捷又方便。會(huì)議工作人員的安排也很重要，這是因?yàn)闀?huì)議上工作人員比較多，包括安保人員、接待人員、發(fā)言人等，要提前策劃好每個(gè)人的工作，制定一份執(zhí)行表格，明確責(zé)任。在會(huì)議舉辦前，可以進(jìn)行會(huì)議流程的彩排，確保會(huì)議活動(dòng)當(dāng)天的順利進(jìn)行。