1．會前兩年半：
(1)確定會議日期與場地：視察場地、評估并商議費用。
(2)評估財源并制作預(yù)算：預(yù)估此案收入及支出。
(3)成立籌備委員會：邀請相關(guān)部門適合的人選并分工。
(4)成立秘書處：指定工作人員、安置設(shè)備并建立檔案。
(5)設(shè)計會議logo:印制信封、信紙。
(6)確定飯店房間數(shù)的預(yù)定：視察使用的飯店房間及設(shè)備，并請飯店報價、簽約。
(7)確定會議室使用數(shù)量：并視察有關(guān)設(shè)備、場地簽約。
(8)制作工作進(jìn)度表：可委由會議籌辦人控制進(jìn)度。
(9)搜集準(zhǔn)備宣傳寄發(fā)名單：寄發(fā)會議宣傳資料、報名表等。
(10)定期召開籌備會議，審視各項工作進(jìn)度及決議。
這個階段通常時間最長，事情最多，因為要籌備的事項很多，所以最好早一點開始進(jìn)行。
2．會前二年：
(1)制作籌備企劃書，用以提報政府單位申請經(jīng)費補(bǔ)助或向民間相關(guān)組織募款：含會議緣起、宗旨、內(nèi)容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會組織及名單；各組工作職責(zé)、工作進(jìn)度表和預(yù)算。
(2)擬定推廣計劃：本次會議如何有效宣傳。
(3)選定合適的會議或展覽專業(yè)顧問公司，可協(xié)助主辦單位整體規(guī)劃一個具專業(yè)水準(zhǔn)的會議，避免人力資源浪費，并有效控制預(yù)算的花費。
(4)草擬學(xué)術(shù)節(jié)目：確定會議主題及擬邀請講員名單。
(5)決定報名費及相關(guān)費用：可參考以前會議并由籌備會決議。
(6)搜集旅游、藝文等資料：可指定專業(yè)旅行社辦理。
(7)決定會議是否使用同步翻譯：如需使用，得預(yù)訂設(shè)備、翻譯人員，并增加預(yù)算。
3．會前18個月：
(1)草擬會議通告：含邀請函、會議日期地點、主題等。
(2)印刷并寄發(fā)會議通告：初步預(yù)告可能參與人士，大會將于何時何地舉行以及報名費等資料。
(3)確定學(xué)術(shù)節(jié)目形態(tài)及內(nèi)容：發(fā)函邀請演講人及各場次主持人。
(4)確定社交節(jié)目的安排：包括酒會、晚宴及眷屬的活動、開閉幕典禮等。
(5)設(shè)定大會所有印刷品的印刷時間表并與印刷設(shè)計公司協(xié)調(diào)：宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節(jié)目手冊、名牌、證書、邀請卡等。
(6)確定所有將寄發(fā)給報名與會者的宣傳手冊應(yīng)包括的資料，并著手草擬宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房登記表：報名費、各項社交活動及費用、征求論文的規(guī)定／方式及收件截止日期、演講視聽設(shè)備的提供、飯店房價及訂房手續(xù)、提早報名優(yōu)惠日期、取消報名截止日期、優(yōu)惠訂房截止日期、通訊報名截止日期。
(7)網(wǎng)頁設(shè)計，委托專業(yè)公司或?qū)I(yè)人士設(shè)計大會網(wǎng)頁，以便會員上網(wǎng)瀏覽，或使用網(wǎng)上報名。
4．會前12個月：
(1)草擬展覽說明書及合約：擬印制寄發(fā)給廠商征展。
(2)收集參展廠商名單：可請籌備委員提供。
(3)征展活動開始：寄出說明書/辦說明會／親自拜訪。
(4)印制并寄發(fā)宣傳手冊及相關(guān)表格：確定所有相關(guān)名單及單位都已 寄出。
(5)確認(rèn)講員是否接受邀請并請?zhí)峁┭葜v題目及摘要：如有人無法應(yīng)邀，則另邀請其他人選，盡快確認(rèn)。
(6)選制大會紀(jì)念品／資料袋獎牌／名牌膠套等：評估可能數(shù)量，先預(yù)定并確認(rèn)交貨期。
(7)報備政府有關(guān)單位本次會議的舉辦時間：請協(xié)調(diào)有關(guān)駐外單位給予與會者簽證事宜的協(xié)助。
(8)聯(lián)絡(luò)并確定會議各項安排的供應(yīng)廠商：視聽設(shè)備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會場布置。
5．會前6個月：
(1)審核投稿的論文：學(xué)術(shù)節(jié)目組委員。
(2)安排節(jié)目議程并挑選邀請各組主持人(投稿部分)：學(xué)術(shù)節(jié)目組委員。
(3)寄發(fā)通知函給投稿人：告知投稿有否被接受及其報告時間／地點／組別。
(4)寄發(fā)通知函給所有受邀的主持人：告知其主持的組別／時間／地點，并寄發(fā)相關(guān)參考資料，如該組論文摘要、報告人背景等。
6．會前3個月：
(1)發(fā)布新聞：向相關(guān)媒體預(yù)告會議有關(guān)資訊。
(2)邀請開閉幕典禮出席貴賓：如需貴賓致詞，得書面告知時間地點。
(3)現(xiàn)場工作／接待人員規(guī)劃及招聘：報到處／會議室／貴賓接待等人員安排并擬定訓(xùn)練課程。
(4)草擬設(shè)計大會節(jié)目手冊：議程確定／演講人、主持人確定／各項社交節(jié)目確定。
(5)安排VIP接機(jī)事宜：車輛／接機(jī)人員／通關(guān)安排等。
(6)會場布置設(shè)計發(fā)包：含機(jī)場歡迎牌／會場／會議室／報到處／展覽區(qū)／酒會、晚宴場地。
(7)報到處使用規(guī)劃：設(shè)計報到流程。
(8)確認(rèn)各項餐飲安排：酒會／晚宴／咖啡茶點／午餐。
(9)社交活動表演節(jié)目設(shè)計：開、閉幕典禮／酒會／晚宴。
7．會前1~2個月：
(1)通訊報名截止：統(tǒng)計評估報名人數(shù)。
(2)與飯店核算已訂房數(shù)量：與實際預(yù)定房數(shù)相差多少。
(3)現(xiàn)場接待人員工作訓(xùn)練：1~2次訓(xùn)練。
(4)印制大會節(jié)目手冊、學(xué)術(shù)論文摘要集、與會者名冊：已報名者報到時應(yīng)領(lǐng)取的資料。
(5)印制大會相關(guān)印刷品：名牌／證書／感謝狀／邀請卡／餐券。
(6)檢視各項活動／節(jié)目／餐飲的安排：演講議程、演講人／主持人通知、視聽設(shè)備、開閉幕典禮流程、酒會及晚宴、午餐及咖啡茶點、參觀旅游、表演活動等。
(7)展覽廠商協(xié)調(diào)會：攤位位置／布置／進(jìn)撤場事宜等。
(8)檢視場各項set-up：與會議中心／飯店人員最后確認(rèn)。
會議管理服務(wù)流程執(zhí)行
所有會前的籌劃、準(zhǔn)備就是為了這幾天的會期，有萬全的準(zhǔn)備，這個階段就會有完美的演出。會前3天至?xí)冢?/span>
1、召開記者會：準(zhǔn)備新聞稿及大會相關(guān)資料。
2、現(xiàn)場接待／工作人員預(yù)演：籌備委員會主要委員也應(yīng)到場。
3、報到相關(guān)資料裝袋：并安排運送至?xí)觥?/span>
4、檢視各場所布置：確認(rèn)并現(xiàn)場驗收。
5、各項節(jié)目、表演彩排：司儀或主持人也應(yīng)到場。
6、會場桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光／音響／麥克風(fēng)／銀幕/講臺／幻燈機(jī)／投影機(jī)／單槍一一檢視無誤。
7、報到處／秘書處sep-up：報到資料及大會相關(guān)資料進(jìn)場。
8、展覽廠商進(jìn)場：廠商報到并發(fā)給相關(guān)資料。
9、檢視餐飲安排：再確認(rèn)數(shù)量、菜單。
10、大會正式開始：根據(jù)工作流程表(run-book)進(jìn)行每一項工作;每日工作結(jié)束后，主要工作負(fù)責(zé)人需集中總結(jié)當(dāng)日工作有無任何缺失需即時改善，同時再預(yù)習(xí)第2天的工作流程。
會議管理服務(wù)流程維護(hù)工作
很多籌備會議的人通常會忽略這個階段，其實善后工作雖然很累，尤其已經(jīng)準(zhǔn)備那么久的會議終于圓滿閉幕，任誰都想好好休息了，但是會議閉幕后其實還有很多工作要總結(jié)，要把這些工作完成之后，會議才算結(jié)束。會后1個月內(nèi)應(yīng)做好如下總結(jié)工作：
1．統(tǒng)計報名人數(shù)：分國家及總數(shù)。
2．與飯店核對總住房數(shù)：收集賬單并支付賬款。
3．財務(wù)結(jié)算。
4．撰寫／寄發(fā)感謝函：協(xié)助單位及演講人／主持人等。
5．舉行慶功宴。
6．整理大會相關(guān)資料并歸檔：含報名表。
7．召開總結(jié)會報告收支情形：結(jié)案會議并解散籌備委員會。
8．論文集編撰。
9．薪資清冊，以備次年初申報所得稅。
10．結(jié)案。
由于會議的性質(zhì)、規(guī)模、規(guī)格不同，可做出適當(dāng)調(diào)整。